Este artigo trata-se de um relato de experiência sobre a organização e planejamento de uma atividade desenvolvida com os pais e responsáveis dos alunos do 1º ano do Ensino Fundamental I. O objetivo deste texto é o de refletir sobre a importância do estudo, organização e planejamento do pedagogo-gestor no que tange ao trabalho de condução de processos democráticos de participação com a finalidade de assegurar melhores condições de ensino e aprendizagem dos estudantes. A fundamentação teórica pautou-se em Saviani (1985); Libâneo, Oliveira e Toschi (2012); Libâneo (2004); Machado e Calvi (2007); Moura et al (2010); Sforni e Galuch (2006), além de documentos legais. O fio condutor teórico-metodológico tem como base a Teoria Histórico-Cultural, de Vygotsky. A atividade foi desenvolvida por um grupo de acadêmicas do 4º ano do curso de Pedagogia da UEM, que fazem parte do “Programa Residência Pedagógica” em Pedagogia - núcleo Gestão Escolar, no Colégio de Aplicação Pedagógica da UEM, no primeiro semestre do ano de 2019. A intervenção inseriu-se na necessidade de construir um processo democrático envolvendo pais e/ou responsáveis, residentes, pedagogas e a Universidade. Verificamos que o estudo, o planejamento, a pesquisa e a problematização são aspectos anteriores à atividade do pedagogo-gestor. Há necessidade de sistematização e apropriação do conhecimento científico e técnico, para que a ação desenvolvida tenha sentido e significado para quem media e, consequentemente, abrangerá quem participa. Com a concretização da atividade foi possível compreendermos a complexidade do trabalho do pedagogo-gestor, para conduzir e efetivar a gestão do ensino numa perspectiva democrática. O planejamento, estudo e a apropriação dos elementos teóricos e práticos, especialmente sobre a função social da escola, por parte do pedagogo-gestor, se mostrou fundamental para envolver e aproximar a comunidade escolar: escola e famílias juntas, no sentido de avançar em relação à formação geral e desempenho escolar dos alunos.